1 - O primeiro passo é apurar mês a mês as despesas dos últimos 12 meses, que servirão de base para suas projeções. Além disso, devem ser considerados novos fatores que possam vir a influenciar, de alguma forma, o futuro do caixa, como previsões de investimentos, contratações, aumento ou redução na quantidade de clientes, alta de preços de seus produtos e mudanças no cenário econômico, como reviravolta nas taxas de câmbio ou de juros. Para chegar o mais perto possível do 100% de acerto, consulte funcionários de diferentes áreas, publicações especializadas e até mesmo entidades de classe.
2 - Em seguida, faça a previsão das despesas, também mês a mês. Uma sugestão é dividir em três grandes grupos, cada um deles com itens próprios. No primeiro, ficam os gastos com a produção, são custos proporcionais às vendas. É recomendável projetá-las na forma de percentuais de orçamento e não em valores absolutos. Já no segundo grupo devem estar despesas com a administração do negócio, como aluguel, folha de pagamento, tributos, material de escritório e contas de água, luz e telefone. E no terceiro agrupamento ficam as despesas comerciais, referentes à publicidade e promoções, comissões dos vendedores, entre outros.
3 - Procure reservar cerca de 10% do orçamento para eventos inesperados.
4- Após a virada do ano, compare mês a mês as despesas projetadas com o que efetivamente sair do caixa para, se necessário, fazer eventuais ajustes, como a revisão de previsões de desembolsos, cortes de custos ou até aumento nas despesas e a realização de investimentos.
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